IA en bureau d’architecture : repérer les tâches à automatiser

Avant de choisir un outil d’IA, observez une tâche qui revient souvent dans votre bureau. Décrivez ses étapes, les informations utilisées et les vérifications nécessaires. Cette observation permet de discuter d’un usage précis et de décider si une automatisation mérite un essai.

Repérer une répétition concrète

Pendant quelques jours de travail, notez les opérations que l’équipe répète. Par exemple, préparer une synthèse à partir de notes ou reprendre des informations dans un document peut être un sujet à examiner. Ces exemples sont des pistes d’analyse, pas des résultats garantis.

Pour chaque tâche, relevez sa fréquence, les personnes concernées et les difficultés rencontrées. Distinguez ce qui suit une règle stable de ce qui demande une interprétation ou une décision professionnelle. La partie répétitive est souvent plus facile à décrire et à tester.

Examiner les informations de départ

Inventoriez les données nécessaires : où se trouvent-elles, sous quelle forme et avec quel niveau de fiabilité ? Des informations incomplètes ou dispersées peuvent obliger à revoir l’organisation du travail avant de tester un outil.

Le Portail PME du SECO recommande de préciser les usages, d’examiner les données et de définir un cadre avec les collaborateurs avant l’intégration. Il rappelle aussi que les réponses d’une IA générative peuvent être erronées et que son utilité doit être évaluée.

Dans votre fiche de préparation, notez les informations qui peuvent être utilisées pour un essai et celles qui doivent rester dans le bureau. Clarifiez les conditions d’utilisation et de partage avant de transmettre des documents à un service externe. Pour un premier test, privilégiez un exemple dont vous maîtrisez la diffusion.

Choisir un premier périmètre

Retenez une tâche délimitée, avec un point de départ et un résultat attendu faciles à expliquer. Définissez les cas inclus, les exceptions à traiter manuellement et la personne qui vérifiera le résultat.

L’analyse peut conduire à une règle d’automatisation simple, à un usage de l’IA ou à une meilleure organisation des documents. Le choix vient après la description du besoin. Il dépend aussi des outils que l’équipe utilise déjà et des contraintes du bureau.

Évaluer l’essai sur le travail complet

Avant l’essai, choisissez les éléments que vous observerez : temps de préparation, corrections nécessaires, clarté du résultat et facilité de reprise par l’équipe. Comparez une situation de travail habituelle et l’essai sur des cas comparables.

Comptez le temps passé à vérifier et à corriger. Un résultat produit rapidement peut demander une reprise importante. Notez aussi les situations où la méthode ne fonctionne pas, afin de décider si elle peut être conservée, adaptée ou abandonnée.

La checklist pour cadrer un premier essai

• Nommer une tâche répétitive et décrire ses étapes actuelles.
• Identifier les données de départ, leurs limites et les droits de partage.
• Formuler le résultat attendu et les cas exclus du test.
• Désigner la personne qui contrôle le résultat et traite les exceptions.
• Définir des critères d’utilité avant l’essai.
• Prévoir un bilan qui inclut les corrections et le travail de vérification.

Novarock accompagne l’intégration de l’IA et l’évolution des processus des bureaux d’architecture, à Fribourg, Neuchâtel, Bienne et à distance. Décrivez une tâche ou un processus à examiner pour préparer un premier échange.

Source et prolongement

Portail PME du SECO : cinq conseils pour intégrer l’IA dans son entreprise (consulté le 4 novembre 2026). La checklist proposée ici adapte la préparation d’un essai au contexte d’un bureau d’architecture.